Liebe Kolleginnen und Kollegen,

der elektronische Rechtsverkehr und die Digitalisierung von Prozessen schreitet in der Anwaltschaft mit großen Schritten voran. Der Umgang mit dem beA ist mittlerweile für die meisten Rechtsanwält:innen fester Bestandteil in ihrem Kanzleialltag geworden.

Die elektronische Kommunikation mit den Gerichten per beA hat sich bewährt: Schriftsätze können – auch bei Kanzleiabwesenheit – zu jeder Tages- und Nachtzeit übermittelt werden. Unwägbarkeiten bei den Postlaufzeiten sind weggefallen. Papierverbrauch und Portokosten haben sich reduziert.

Anfragen, die bei den Rechtsanwaltskammern eingehen, haben jedoch gezeigt, dass teilweise auch noch Unsicherheiten und offene Fragen im Zusammenhang mit der Nutzung des beA bestehen. 

Aus diesem Grund hatte die Rechtsanwaltskammer München aktuelle Informationen rund um das beA, Rechtsprechung, praktische Empfehlungen für die tägliche Arbeit und Antworten auf sich häufig stellende Fragen zusammengestellt, die wir Ihnen gerne – angepasst an den Bezirk der Rechtsanwaltskammer Hamm - ebenfalls zur Verfügung stellen möchten. Neuigkeiten und Hilfestellungen finden Sie zu jeder Zeit selbstverständlich auch auf unserer Website. Darüber hinaus steht Ihnen insbesondere bei technischen Fragen auch der beA-Support jederzeit mit Rat und Tat zur Seite.

Mit freundlichen Grüßen
Ihre Rechtsanwaltskammer Hamm

Lange Zeit war umstritten, ob auch Syndikusrechtsanwält:innen zur aktiven Nutzung des elektronischen Rechtsverkehrs verpflichtet sind, wenn sie mit den Gerichten kommunizieren. Dies hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) nunmehr mit Beschluss vom 23.05.2023, Az. 10 AZB 18/22 für Verbandssyndikusrechtsanwält:innen bejaht. Im konkreten Fall war der betroffene Syndikusrechtsanwalt für einen Arbeitgeberverband tätig und hatte für diesen erlaubte Rechtsdienstleistungen gegenüber Verbandsmitgliedern erbracht. In dieser Funktion legte er für eine Arbeitgeberin Berufung ein. Dies erfolgte ausschließlich per Telefax und zu einem späteren Zeitpunkt per Post.

Die Nutzungspflicht ergebe sich nach Meinung des BAG bereits aus § 46g S. 1 ArbGG. Dieser bestimmte, dass Schriftsätze, die durch einen Rechtsanwalt, eine Behörde oder eine juristische Person des öffentlichen Rechts eingereicht werden, als elektronisches Dokument zu übermitteln sind. Der Wortlaut des § 46g S. 1 ArbGG unterscheide nicht zwischen Rechtsanwält:innen und Syndikusrechtsanwält:innen. Insbesondere stelle das Gesetz in systematischer Hinsicht darauf ab, dass die handelnde Person über ein besonderes Postfach (beA, beBPO) verfüge – dies könne ein Rechtsanwalt, eine Behörde oder eine Person des öffentlichen Rechts sein. Außerdem würden nach § 46c Abs. 1 BRAO für Syndikusrechtsanwält:innen grundsätzlich die Vorschriften für Rechtsanwält:innen gelten. Hieraus folge, dass Syndikusrechtsanwält:innen, die gegenüber einem Gericht tätig würden, zur Nutzung des elektronischen Rechtsverkehrs verpflichtet seien.

Sinn und Zweck des § 46g ArbGG würden ebenfalls für die aktive Nutzungspflicht sprechen. Es sei erklärter Wille des Gesetzgebers, den elektronischen Rechtsverkehr für alle Rechtsanwält:innen und Behörden zur Kommunikation mit den Gerichten zu etablieren. Die Rechtfertigung eines Nutzungszwangs ergebe sich für den Gesetzgeber daraus, dass selbst bei einer freiwilligen Mitwirkung einer Mehrheit von Rechtsanwält:innen an diesem Ziel die Nichtnutzung durch eine Minderheit immer noch zu erheblichem Druck- und Scanaufwänden bei den Gerichten führe. Dies spreche auch für die Miteinbeziehung der als Verbandsvertreter:innen agierenden Syndikusrechtsanwält:innen, zumal für diese ja ohnehin ein beA eingerichtet sei. Der Umstand, dass Verbände selbst erst ab 01.01.2026 der aktiven Nutzungspflicht unterliegen, sei unbeachtlich. Dies gelte gerade eben nicht für Syndikusrechtsanwält:innen.

Damit Sie beA-Nachrichten in Ihrem Anwaltspostfach abrufen können, müssen Sie das Postfach in Ihrem Webbrowser einrichten und aktivieren: Folgende Schritte sind hierfür notwendig:

1. beA-Karte bei der Zertifizierungsstelle der Bundesnotarkammer beantragen, ggf. Kartenlesegerät bestellen oder beA-Karte für BAG bestellen. Für die Bestellung benötigen Sie die beA-SAFE-ID des Postfachs. Diese wird nur einmal vergeben und ist Ihnen persönlich zugeordnet. Sie ist unveränderbar und stellt Ihre im beA-System geführte Identität dar. Die SAFE-ID erhalten Sie von der Rechtsanwaltskammer. Sie finden die jeweilige SAFE-ID aber auch über das bundesweite amtliche Anwaltsverzeichnis.

2. Wenn Sie beA-Karte und PIN-Brief erhalten haben: beA Client-Security herunterladen und installieren. Weitere Informationen hierzu finden Sie in der beA Anwenderhilfe.

3. Erstregistrierung vornehmen. Eine Anleitung zur Erstregistrierung finden Sie auch hier im beA-Anwenderbuch oder in Kurzform in diesem Flyer (PDF, Stand 6/2021).

Dieser Prozess muss für jedes eingerichtete beA-Postfach gesondert durchgeführt werden. Für jedes Postfach wird eine eigene beA-Karte benötigt.

Das Softwarezertifikat
Mit einem beA-Softwarezertifikat können Sie ohne Kartenlesegerät unterwegs auf Ihre Nachrichten zugreifen und z.B. neue Nachrichten versenden. Dieses kann direkt auf dem Rechner oder einem mobilen Endgerät installiert werden. Das Softwarezertifikat können Sie ebenfalls bei der Bundesnotarkammer bestellen.

Mit Hilfe des Softwarezertifikats können Sie nicht nur flexibel Nachrichten aus dem Homeoffice oder unterwegs bearbeiten. Auch wenn die beA-Karte einmal verloren gegangen sein sollte oder das Kartenlesegerät defekt ist, ist der Zugriff auf das beA gewährleistet.

Bei der Nutzung des Softwarezertifikats sollten Sie allerdings Folgendes beachten: Softwarezertifikate können beliebig oft vervielfältigt und verwendet werden. Wichtig ist daher, das Zertifikat nach Möglichkeit nur auf dem eigenen Rechner einzusetzen und es gegen unbefugte Zugriffe durch Dritte zu schützen.

Die Erstregistrierung eines Postfachs kann nicht über das Softwarezertifikat erfolgen. Hierfür ist immer eine beA-Karte erforderlich. Auch die Rechteverwaltung kann aus Sicherheitsgründen nur mit der beA-Karte erfolgen.

Weitere Informationen zum Softwarezertifikat finden Sie auf der Website der Bundesnotarkammer. Wie Sie das Softwarezertifikat in der Profilverwaltung Ihres beAs hinterlegen, wird hier erklärt.


beA-Apps
Mit Hilfe von beA-Apps können Sie Nachrichten aus dem beA über Smartphones und Tablets empfangen, lesen und – je nach Anbieter – auch versenden. Für die Einrichtung der auf dem Markt verfügbaren Apps wird ebenfalls das beA-Softwarezertifikat benötigt.

Die Bundesrechtsanwaltskammer entwickelt aktuell ebenfalls eine eigene beA-App.

Sie wollen nicht immer selbst alle Schriftsätze versenden? Kein Problem! Ihre Mitarbeiter:innen können mit einer sog. Mitarbeiterkarte oder einem Softwarezertifikat die Post für Sie auch im beA versenden.

Wie Mitarbeiter:innen im beA verwaltet werden und wie man ihnen Rechte im beA erteilt, wird im Portal des beA Supports erklärt.

Aber Vorsicht: Möchten Sie den Versand an Ihr Kanzleipersonal delegieren, so wird weiterhin eine qeS (qualifizierte elektronische Signatur) benötigt!

Die Signatur eines elektronischen Dokuments ist immer dann erforderlich, wenn ein Schriftformerfordernis besteht. Die Schriftform im elektronischen Rechtsverkehr kann nach § 130a ZPO eingehalten werden, wenn ein Rechtsanwalt gemäß § 130a Abs. 3 ZPO (und den Parallelvorschriften in den anderen Verfahrensordnungen) das elektronische Dokument entweder qualifiziert elektronisch signiert (qeS) oder (einfach) signiert (eeS) und über den sog. „sicheren Übermittlungsweg“ einreicht.

Parallelvorschriften in anderen Verfahrensordnungen: § 55d VwGO, § 14b FamFG, § 46g ArbGG, § 65d SGG, § 52d FGO

Die Grundidee hinter diesen Verfahrensvorschriften ist, dass Dokumente in einer Weise an das Gericht gesandt werden sollen, die sicherstellt, dass die Identität des Signierenden von einem Dritten geprüft und bestätigt wurde. Bei der qualifizierten elektronischen Signatur geschieht dies (vereinfacht gesagt) dadurch, dass man sich bei einem Zertifizierungsdiensteanbieter identifizieren muss, bevor man seine Signaturkarte erhält.

Bei den „sicheren Übermittlungswegen“ (die in § 130a Abs. 4 ZPO einzeln aufgezählt werden) wird die Identität des Absenders einer Nachricht auf andere Weise sichergestellt.

Das beA ist nach § 130a Abs. 4 Nr. 2 ZPO ein solcher „sicherer Übermittlungsweg“ zwischen Absender und Gericht. Nach § 31a Abs. 1 BRAO erhalten nur Mitglieder von Rechtsanwaltskammern – also Personen, die zur Rechtsanwaltschaft zugelassen sind – ein beA. Die Identitätsprüfung erledigen also die Kammern bei der Prüfung der Zulassungsanträge.

Um ein elektronisches Dokument über den „sicheren Übermittlungsweg“ zu versenden, müssen Sie sich mit Ihrer beA-Karte selbst am System anmelden und die Nachricht eigenhändig an das Gericht übersenden. Dazu muss der Schriftsatz mit einer einfachen elektronischen Signatur (eeS) versehen sein. Dies bedeutet, dass Sie Ihren Namen maschinenschriftlich unter den Schriftsatz setzen. Dabei ist egal, ob man den Namen tippt oder eine gescannte Unterschrift einfügt. Außerdem müssen Sie die Nachricht eigenhändig, d.h. bei eigener Anmeldung als Rechtsanwalt in Ihrem Postfach mit Ihrem persönlichen Sicherheits-Token an das Gericht versenden. Dann bringt das System den sogenannten „vertrauenswürdigen Herkunftsnachweis“ (VHN) an, der bestätigt, dass Sie zum Zeitpunkt des Versands am System angemeldet waren. Dadurch weiß der Empfänger des Dokuments also, dass der Rechtsanwalt selbst in seinem Postfach angemeldet war und das Dokument selbst versandt hat. Durch die Identifikation der unterzeichnenden Person über die Anmeldung mit der eigenen beA-Karte und der eeS ist somit der „sichere Übermittlungsweg“ hergestellt.

Einfache Signatur
Einfache Signatur bedeutet, dass unter dem Schriftsatz der Name des verantwortenden Rechtsanwalts stehen muss.

Qualifizierte elektronische Signatur
Die verantwortende Person versieht den Schriftsatz mit ihrer qualifizierten elektronischen Signatur (qeS). Damit verantwortet sie den Inhalt des Schriftsatzes vollständig. Schriftsätze, die mit einer qeS versehen sind, können auch durch Kanzleiangestellte versandt werden. Um eine qeS anzubringen, ist eine sog. Fernsignatur erforderlich. Die beA-Karte Basis und die Fernsignatur können gemeinsam bei der Zertifizierungsstelle der Bundesnotarkammer als beA-Signaturpaket bestellt werden. Wer bereits in Besitz einer beA-Karte Basis ist, kann die Fernsignatur jederzeit nachträglich beantragen.

Schriftformerfordernis bei materiell-rechtlichen Erklärungen
Enthält ein Schriftsatz neben den prozessrechtlichen Anträgen materiell-rechtliche Erklärungen, die schriftformbedürftig (§ 126 BGB) sind (z.B. Kündigung eines Mietvertrages, Widerspruch des Mieters gegen die Kündigung), gilt: Der Schriftsatz muss mit einer qeS versehen werden. Nur unter dieser Voraussetzung kann nach §§ 126 Abs. 3, 126a BGB die Schriftform durch die elektronische Form ersetzt werden.

Wichtig: Für bestimmte schriftformbedürftige Erklärungen ist die elektronische Form ausdrücklich ausgeschlossen, z.B. § 623 S. 2 BGB, § 766 S. 2 BGB, § 780 S. 2 BGB. Diese Erklärungen können auch nicht mit qeS über das beA versendet werden.

Seit dem 01.08.2022 richtet die BRAK für jede zugelassene Berufsausübungsgesellschaft (BAG) ein beA ein. Die BAG muss den vertretungsberechtigten Personen selbst das Recht einräumen, aus dem Postfach der BAG Nachrichten über einen sicheren Übermittlungsweg zu senden (sog. VHN (= Vertrauenswürdiger Herkunftsnachweis)-Berechtigte).

Nach § 59l Abs. 2 BRAO i.V.m. § 23 Abs. 3 S. 7 RAVPV können VHN-Berechtigte grundsätzlich elektronische Dokumente aus dem beA der BAG ohne qeS wirksam einreichen. Aus technischen Gründen kann derzeit in den Metadaten der beA-Nachricht die Identität der im Zeitpunkt des Versands der Nachricht am beA der BAG angemeldeten Person nicht übermittelt werden. Es wird also nur die Information übertragen, dass eine nach § 23 Abs. 3 RAVPV berechtigte Personen die Nachricht aus dem beA der BAG versandt hat. Die Identität der konkreten Person wird dagegen nicht übermittelt, so dass für die Gerichte kein Abgleich möglich ist, ob die den Schriftsatz verantwortende Person mit der ihn versendenden Person identisch ist.

Ob das Erfordernis der Personenidentität zwischen der verantwortenden Person, die das elektronische Dokument einfach signiert, und der die Nachricht versendenden Person auch für den Versand von Nachrichten aus dem beA einer BAG gilt, ist derzeit ungeklärt.

Zur Vermeidung möglicher Nachteile empfehlen BRAK und DAV allen Rechtsanwält:innen, die in einer BAG tätig sind und Schriftsätze aus dem beA der BAG einreichen möchten, ihre Schriftsätze qualifiziert elektronisch einzureichen. Soll das BAG-beA trotz der bestehenden Unsicherheiten als sicherer Übermittlungsweg ohne qeS genutzt werden, sollte darauf geachtet werden, dass der Rechtsanwalt, der das elektronische Dokument zeichnet, sich auch selbst am BAG-beA angemeldet hat und das Dokument persönlich versendet. Zur Sicherheit sollte sodann ein Auszug aus dem Nachrichtenjournal, welches erkennen lässt, welcher Nutzer am BAG-beA angemeldet war, zur Akte genommen werden. So kann auch später nachgewiesen werden, welcher Rechtsanwalt die Nachricht versandt hat.

Wie im Postfach der Berufsausübungsgesellschaft die Rechtevergabe „VHN-Berechtigter“ erfolgt, wird hier erklärt.

Seit 01.08.2021 müssen Rechtsanwält:innen für ihre Vertretung sorgen, wenn sie länger als eine Woche daran gehindert sind, ihren Beruf auszuüben, oder sich länger als zwei Wochen von der Kanzlei entfernen wollen, § 53 Abs. 1 BRAO. Neu hinzugekommen ist zudem, dass Rechtsanwält:innen nach § 54 Abs. 2 BRAO verpflichtet sind, ihrer Vertretung einen Zugang zu ihrem beA einzuräumen. Die Vertretung muss in jedem Fall befugt sein, Posteingänge zur Kenntnis zu nehmen und elektronische Empfangsbekenntnisse abzugeben.

Wie Sie der Vertretung die notwendigen Zugriffsrechte auf Ihr beA-Postfach einräumen, können Sie hier nachlesen.

Soll der Vertreter einen Schriftsatz versenden, bestehen mehrere Möglichkeiten: Entweder nutzt er das Postfach des Vertretenen. Dann muss bei Schriftsätzen die qualifizierte elektronische Signatur des Vertreters angebracht werden. Denken Sie daran, dass in diesem Fall dem Vertreter vorab auch das Recht zum Versand von Nachrichten erteilt worden sein muss. Alternativ kann der Vertreter den Schriftsatz aus seinem eigenen beA-Postfach versenden, dann genügt dessen einfache Signatur.

Wichtig: Unterzeichnet ein Anwalt einen Schriftsatz und bringt später dessen Vertreter seine qualifizierte elektronische Signatur an und sendet den Schriftsatz über sein beA an das Gericht, stellt dies nach einem aktuellen Beschluss des Bayerischen Obersten Landesgerichts (BayObLG) keine wirksame elektronische Einreichung dar. Nach Ansicht des BayObLG muss also immer auch die Person qualifiziert signieren, die den Schriftsatz verantwortet und ihn unterschrieben (also: einfach signiert) hat. Die gegenteilige Auffassung vertritt das Bundesarbeitsgericht.

Ist z.B. die Justiz aus technischen Gründen vorübergehend nicht auf elektronischem Weg erreichbar, ist unter Einhaltung bestimmter Voraussetzungen eine Ersatzeinreichung per Post, durch Einlegen in den Briefkasten des Gerichts oder die Übermittlung durch Telefax möglich. Die Ersatzeinreichung ist nur für die Dauer der Störung zulässig. Ist diese behoben, muss die Einreichung auf elektronischem Wege erfolgen.

Auf Anforderung des Gerichts sind Rechtsanwält:innen verpflichtet, die Einreichung in elektronischer Form nachzuholen.

Es spielt keine Rolle, ob die Ursache für die vorübergehende technische Unmöglichkeit in der Sphäre des Gerichts oder in der Sphäre des Einreichenden liegt.

Die technische Unmöglichkeit ist mit der Ersatzeinreichung oder unverzüglich danach glaubhaft zu machen.

Wie in diesen Fällen vorzugehen ist, hat RAin Julia von Seltmann (BRAK) in einem Aufsatz zusammengefasst. Informationen hierzu stellt auch der beA-Support zur Verfügung.

Das beA bietet die Möglichkeit, sich per E-Mail über Nachrichteneingänge informieren zu lassen. Als Grundeinstellung ist für Benachrichtigungsmails stets die E-Mail-Adresse des Postfachinhabers eingetragen, die der Rechtsanwaltskammer mitgeteilt wurde und im bundesweiten amtlichen Anwaltsverzeichnis (BRAV) hinterlegt ist. Sollte diese Adresse nicht mehr korrekt sein, wenden Sie sich bitte an die Rechtsanwaltskammer. Diese nimmt die erforderliche Korrektur vor. Daneben besteht die Möglichkeit, selbst eine alternative Adresse zu hinterlegen, an die das beA zusätzlich zu der im BRAV genannten E-Mail-Adresse Benachrichtigungen versendet. Eine Anleitung mit weiteren Informationen finden Sie hier.

Um zu vermeiden, dass Sie nicht mehr zuverlässig über eingehende Nachrichten informiert werden, ist es wichtig, die in den Postfacheinstellungen hinterlegten E-Mail-Adressen aktuell zu halten. Nicht mehr gültige Adressen können dazu führen, dass die Absenderadresse noreply(at)beA-brak.de wegen zu vieler erfolgloser Zustellversuche auf der Blacklist Ihres E-Mail-Providers landet.

Die beA-Karten Mitarbeiter, deren Gültigkeit 7 Jahre beträgt, gibt es seit Herbst 2016. Die Zertifizierungsstelle der Bundesnotarkammer stellt daher seit August 2023 neue beA-Karten Mitarbeiter für einen Austausch bereit. Einzelheiten hierzu können Sie dem beA-Sondernewsletter 2/2023 der Bundesrechtsanwaltskammer und dem aktuellen BRAK-Magazin Ausgabe 4/2023 (Seiten 10 und 11) entnehmen.

Sie müssen Ihrerseits zunächst nichts unternehmen, um den kostenfreien Kartentausch anzustoßen. Die Zertifizierungsstelle der Bundesnotarkammer wird sich unaufgefordert mit Ihnen in Verbindung setzen, wenn Sie eine entsprechende Karte mit Ihrer SAFE-ID bestellt haben.

Die neuen Mitarbeiterkarten müssen unmittelbar nach Erhalt im Benutzerprofil hinterlegt und berechtigt werden. Dies sollte unbedingt vor Ablauf der Gültigkeit der bisherigen Karten geschehen, damit die neuen Karten unmittelbar nutzbar sind.

Weitere Informationen finden Sie auf den Internetseiten der Zertifizierungsstelle und des beA-Anwendersupports.

Auch die beA-Softwarezertifikate verlieren ab Dezember 2023 sukzessive ihre Gültigkeit und müssen getauscht werden. Für diese wird die Zertifizierungsstelle ebenfalls rechtzeitig eine Möglichkeit der Erneuerung bereitstellen und darüber auf ihrer Webseite berichten.