E-Rechnungen können sowohl in einem rein strukturierten Format (XML-Datei) als auch in einem hybriden Format erstellt werden. Letzteres besteht neben dem strukturierten Datenteil auch aus einem maschinenlesbaren Datenteil (z.B. PDF-Datei), die beide in einer Datei zusammengefasst sind.

Zulässig sind z.B. die in Deutschland bereits etablierten Formate XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL).

Das Format einer E-Rechnung kann außerdem auch zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger vereinbart werden. Voraussetzung für eine solche Vereinbarung ist, dass das verwendete Format die richtige und vollständige Extraktion der nach dem UStG erforderlichen Angaben aus der E-Rechnung ermöglicht. Wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind, können dadurch bereits etablierte elektronische Rechnungsformate (z.B. EDI-Verfahren wie EDIFACT) weiter für E-Rechnungen genutzt werden. 

WICHTIG: Papierrechnungen und Rechnungen im PDF-Format oder in den Formaten „tif“, „jpeg“ oder „docx“ genügen nicht den Anforderungen an die neue Definition der E-Rechnung ab 01.01.2025. Sie gelten nur noch als „sonstige Rechnung“. 

Das Gesetz sieht keinen bestimmten Weg vor, über den eine E-Rechnung übermittelt werden muss. Als Übermittlungswege kommen z.B. in Betracht:

• Versand per E-Mail
• Bereitstellung der Daten mittels einer elektronischen Schnittstelle
• Übergabe auf einem USB-Stick
• Möglichkeit des Downloads über ein Internetportal

Die Pflicht zum Ausstellen von E-Rechnungen gilt für Leistungen zwischen inländischen Unternehmern. Daher sind auch Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte verpflichtet, E-Rechnungen gegenüber unternehmerischen Mandanten mit Sitz in Deutschland auszustellen.

Gibt es Ausnahmen?

Für Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte sind vor allem folgende Ausnahmetatbestände relevant:

• Rechnungen, deren Gesamtbetrag 250 Euro brutto nicht übersteigt (§ 33 UStDV), müssen nicht als E-Rechnung ausgestellt werden.
• Rechnungen von Kleinunternehmern (§ 34a UStDV) müssen ebenfalls nicht als E-Rechnung ausgestellt werden.

WICHTIG! Umsätze an private Endverbraucher (B2C-Umsätze) und nicht innerdeutsche B2B-Umsätze sind von der E-Rechnungspflicht nicht betroffen.

Die Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen gilt grundsätzlich ab 01.01.2025. 

Entscheidend ist der Zeitpunkt des Umsatzes. Wurde der Umsatz vor dem 01.01.2025 ausgeführt, kann die Rechnung auch nach dem 01.01.2025 nach den alten Regelungen ausgestellt werden.

Für die Ausstellung von E-Rechnungen hat der Gesetzgeber Übergangsregelungen vorgesehen:

Bis Ende 2026 dürfen Rechnungsaussteller für in den Jahren 2025 und 2026 ausgeführte Umsätze weiterhin Papierrechnungen versenden. Auch elektronische Formate, die nicht dem neuen Format entsprechen (z.B. PDF, JPEG), bleiben in diesem Zeitraum zulässig, allerdings ist für diese – wie bisher – die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich.

Ab 01.01.2027 sind alle Unternehmer mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro verpflichtet, E-Rechnungen an unternehmerische Leistungsempfänger auszustellen.

Liegt der Vorjahresumsatz bis maximal 800.000 Euro, dürfen für die im Jahr 2027 ausgeführten Umsätze weiterhin Papierrechnungen übermittelt werden. Elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen (z.B. PDF, JPEG), bleiben ebenfalls noch zulässig, bedürfen allerdings – wie bisher – der Zustimmung des Rechnungsempfängers.

Bis Ende 2027 kann die Rechnungsausstellung und -übermittlung – vorbehaltlich der Zustimmung des Rechnungsempfängers – für einen bis dahin ausgeführten Umsatz auch mittels elektronischen Datenaustauschs (sog. EDI-Verfahren) erfolgen.

Ab dem 01.01.2028 gilt die E-Rechnungspflicht für alle inländischen Unternehmer im Bereich der inländischen B2B-Umsätze ausnahmslos.

Einen Überblick zu den Übergangsfristen finden Sie hier.

Aufgrund der Neuregelung des § 14 UStG haben alle inländischen Unternehmen ab dem 01.01.2025 die Möglichkeit, Rechnungen für inländische B2B-Umsätze als E-Rechnung auszustellen. Daher muss jedes Unternehmen vom 01.01.2025 an technisch in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Ausnahmen hiervon (z.B. für Kleinunternehmer) sind nicht vorgesehen.

Hierfür ist es ausreichend, wenn der Rechnungsempfänger ein E-Mail-Postfach zur Verfügung stellt. Ein gesondertes E-Mail-Postfach nur für den Empfang von E-Rechnungen ist nicht erforderlich.

Je nachdem, welches Rechnungsformat vom Rechnungsaussteller genutzt wird, muss dieses erst für das menschliche Auge lesbar gemacht werden.

Schon gewusst? Die Finanzverwaltung hat ein kostenloses Tool zur Verfügung gestellt, mit dem E-Rechnungen lesbar gemacht werden können. Hierzu muss lediglich die Rechnung im XML-Format in das Tool hochgeladen werden.

• Empfang von E-Rechnungen:
  Jede Anwaltskanzlei muss ab dem 01.01.2025 technisch in der Lage sein, eine strukturierte Rechnung empfangen zu können. Der Eingang per E-Mail unter der Kanzlei-E-Mail-Adresse ist ausreichend.
• Archivierung von E-Rechnungen:
  Der strukturierte Teil einer E-Rechnung ist so aufzubewahren, dass er in seiner ursprünglichen Form vorliegt und die Anforderungen an die Unveränderbarkeit erfüllt werden. E-Rechnungen müssen also im XML-Format gespeichert werden. Es ist nicht ausreichend, wenn die lesbar gemachten Dateien im PDF-Format abgelegt werden.

• FAQs zur Einführung der E-Rechnung
• BMF-Schreiben vom 15.10.2024
• Grundsätzliche Informationen zur E-Rechnung in NRW, FAQs und spezifische Informationen für Rechnungssteller und Rechnungsempfänger, Zugang zum E-Rechnungsportal NRW